Unternehmen konzentrieren sich nicht nur darauf, Einnahmen aus Produkten und Dienstleistungen zu erzielen. Um Partner zu erreichen, müssen sie sich vernetzen und Firmenveranstaltungen veranstalten. Diese Veranstaltungen sind in der Regel recht groß und erfordern erhebliche Anstrengungen bei der Organisation.

Dazu benötigen sie die richtigen Tools, und die Raumplanungssoftware ist dafür überraschend effizient. Während die Verwaltung von Gästen und Teilnehmern eine Herausforderung sein kann, ist es in greifbarer Nähe, eine positive Erfahrung zu bieten.

Was sind die Arten von Firmenveranstaltungen?

Für viele Unternehmen, insbesondere Startups, bieten Firmenveranstaltungen die Möglichkeit, sich zu vernetzen und Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren. Die Pandemie führte jedoch dazu, dass diese Ereignisse verschoben oder abgesagt wurden.

In letzter Zeit, als immer mehr Unternehmen wiedereröffnet werden, kommen immer mehr Menschen heraus und tun die Dinge, die sie vor der Pandemie getan haben. Dieser Übergang ermöglicht es den Organisatoren auch, Live-Events durchzuführen.

Dies sind ein paar Beispiele, auf die Sie irgendwann stoßen könnten:

Ausstellungsstücke für Geschäftsmarketing

Business-Marketing-Exponate, im Volksmund als Messen bekannt, ermöglichen es Unternehmen und Organisationen, ihre Produkte und Dienstleistungen auszustellen. Sie finden in großen Gebieten statt, oft in Kongresszentren, und sind in der Regel ausschließlich für Branchenmitglieder bestimmt.

Messen sind wichtig, weil sie es weniger bekannten Unternehmen ermöglichen, Medien zu erreichen. Nach der Veröffentlichung neuer Produkte und Dienstleistungen können Nachrichtenseiten und Blogs diese problemlos bewerben.

Seminare und Workshops

Mit Seminaren und Workshops gehen die Menschen durch verschiedene Räume, um den Hauptrednern zuzuhören und an Aktivitäten teilzunehmen. Diese Reden und Aktivitäten richten sich an Gäste und Teilnehmer, die bestimmte Fähigkeiten verbessern möchten.

Konferenzen zur Führung

An den Führungskonferenzen sind mehrere Gastredner und ein breites Publikum beteiligt. Viele Unternehmen schicken ihre Manager, Vorgesetzten und Teamleiter zu Führungskonferenzen, um ihre Fähigkeiten im Personalmanagement zu verbessern. Der Konferenzraum ähnelt manchmal einem Kino. Gastredner präsentieren ihr Thema auf der Bühne mit Audio-Video-Bildern.

Zusätzlich zur Funktion der Software, Zimmer und Räume zu reservieren, kann eine Hoteling-App einige der Veranstaltungen für Organisatoren und Mitarbeiter optimieren. Mit den richtigen benutzerdefinierten Funktionen in Ihrem Arsenal können Sie den Fußgängerverkehr überwachen und allgemeine Anweisungen geben. Nach dem Hochladen einer 3D-Grundrisskarte können Facility Manager und Organisatoren Räume festlegen, die für Teilnehmer und Gäste reserviert sind.

Wie eine Hoteling-App das Eventmanagement für Organisatoren und Teilnehmer optimieren kann

Unternehmen müssen Besucherprotokolle für Teilnehmer und Organisatoren priorisieren. Es bedeutet, vor, während und nach der Veranstaltung eine positive Erfahrung zu bieten. Der erste Schritt zu dieser Erfahrung ist eine gute Planung und Raumzuweisung.

Eine Büroraumsoftware minimiert Reservierungen und Terminverwechslungen, um sicherzustellen, dass Veranstaltungen und Aktivitäten reibungslos verlaufen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein Hotelsystem dies tun kann:

Führen einer Aufzeichnung der Teilnehmer

Die Führung von Aufzeichnungen ist der grundlegende Zweck eines Besuchermanagementsystems. Es automatisiert den Check-in-Vorgang, insbesondere bei Großveranstaltungen mit bedeutenden Teilnehmern. Veranstaltungsorte können lokale Teilnehmer und Besucher aus anderen Städten verfolgen.

Es geht jedoch nicht nur darum, den Reservierungs- und Anmeldevorgang zu automatisieren. Das System bestätigt die Reservierungen des Teilnehmers und führt Aufzeichnungen über alle Nichterscheinen und bestätigte gebuchte Veranstaltungstickets.

Bei Workshops und Veranstaltungen müssen die Organisatoren auch Register führen. Dank seiner Zuverlässigkeit, da die Registrierung von Stift und Papier so viel Zeit in Anspruch nimmt, ist die digitale Registrierung der richtige Weg.

Verwaltung des Fußgängerverkehrs innerhalb des Veranstaltungsgeländes

Erstbesucher benötigen einfache Anweisungen für die Wegbeschreibung. Ereignisse in großen Gebieten können überfüllt sein und es dauert einige Zeit, ohne Anweisungen zu navigieren.

Durch die Verwaltung des Fußgängerverkehrs wird auch sichergestellt, dass sich eine begrenzte Anzahl von Personen in einem bestimmten Gebiet befindet. Aufgrund der Richtlinien zur sozialen Distanzierung benötigen Organisatoren eine Bürohotelsoftware, um einen angemessenen Abstand zwischen den Teilnehmern zu gewährleisten.

Eine weitere Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist die Sobald die Gäste in diesem Raum ankommen, muss dieser verfügbar und bereit für die Veranstaltung sein. Bürohotelsoftware sieht vor, dass diese Räume für diese speziellen Veranstaltungen reserviert sind.

Verbesserung des Kundenerlebnisses

Desk-Hoteling-Systeme automatisieren und rationalisieren die verschiedenen Prozesse bei Veranstaltungen, vom Catering bis zur Terminierung. All dies führt zu einer verbesserten Erfahrung für Teilnehmer und Organisatoren.

Wenn Gäste eine positive Erfahrung in einer Veranstaltung machen, erinnern sie sich eher daran und sprechen darüber. Das heißt, sie sind geneigt, sich wieder darauf zu freuen.

Darüber hinaus erhalten die Organisatoren eher Angebote für verschiedene Partnerschaften und potenzielle Kunden. Dies alles führt langfristig zu besseren Verbindungen.

3 Hoteling-App-Funktionen für ein reibungsloses Veranstaltungsmanagement

Manager verwenden Raumplanungs-Apps für die Zuweisung von Arbeitsbereichen und Besprechungsräumen sowie spezifische Zeitpläne für die Buchung. Letzteres ermöglicht es ihnen, einen Zeitraum zu schaffen, in dem das Wartungsteam diese Räume für das nächste Treffen reinigen kann.

Mit ein paar Änderungen können die Veranstalter sie nutzen, um den Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. In einigen Fällen können sie die Software aufgrund der Ähnlichkeiten ohne Änderungen mit Ausnahme des Grundrisses verwenden.

Darüber hinaus weitere Funktionen, mit denen Ereignisse effektiver verwaltet werden können:

• App-Integration

 In vielen Büros ist eine App-Integration für Hotelsoftware erforderlich, um die Anzahl der verwendeten Apps zu minimieren. Die App-Integration bietet den Veranstaltern zusätzlichen Komfort, da sie nicht zu viele Tools im Auge behalten müssen.

Darüber hinaus können geplante Aktivitäten aus integrierten Apps wie Outlook, Active Directory, Zapier und Okta automatisch im Hotelsystem angezeigt werden.

• Schutz vor aufgegebenen Meetings

Doppelbuchungen und Nichterscheinen können jede Veranstaltung verlangsamen, insbesondere bei Konferenzen, Workshops und Seminaren. Eine Hoteling-App mit aufgegebenem Meeting-Schutz kann Räume räumen, wenn für einen bestimmten Zeitraum niemand eingecheckt hat.

Durch das automatische Löschen von Räumen können Organisatoren bestimmte Aktivitäten neu planen oder sie schneller in freie Räume verschieben. Es kann auch gut in Fachausstellungen funktionieren, bei denen Teilnehmer, die Stände benötigen, Schwierigkeiten haben, ihre zugewiesenen Plätze zu finden.

• Ausrüstung reservieren

Abgesehen von der Reservierung von Räumen und Räumen möchten Veranstalter möglicherweise auch Ausrüstung aus verschiedenen Gründen buchen. Diese können dazu dienen, es potenziellen Partnern oder Kunden zu präsentieren oder während der Ausrichtung der Veranstaltung zu verwenden.

Das Mitnehmen

Eine Hotdesk-Software ist ein hervorragendes Tool im Arsenal eines jeden Unternehmens, aber auch ein Muss für Veranstalter. Daher müssen sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen viele Faktoren wie Fußgängerverkehr und Sicherheit berücksichtigen.

Für die Ausrichtung wichtiger

Veranstaltungen in physischen Räumen sind die richtigen Tools erforderlich. Und es ist nicht so schwer, die passenden Assistenten zu finden, und sie können auch überraschend flexibel sein. Die geeignete Software kann den Aufwand bei der Organisation von Veranstaltungen und mehr reduzieren.