Die meisten Unternehmen haben ihre Büros wiedereröffnet und ihre Geschäfte wie gewohnt aufgenommen. Einige sind wieder bei traditionellen Bürosystemen, andere haben bereits hybride Bürosysteme eingeführt. Bürobesprechungen vor Ort werden in kürzester Zeit zu einem unverzichtbaren Bestandteil der täglichen Büroaktivitäten.

Da Unternehmen jedoch ihre Büroverwaltung angepasst haben, um gesundheitliche Beeinträchtigungen zu vermeiden, haben sie in ihrem Unternehmen moderne Innovationen eingesetzt, um die von der CDC empfohlenen Sicherheitsprotokolle und Gesundheitsstandards einzuhalten.

Die Integration von Buchungssoftware für Konferenzräume ist eine der effektivsten Lösungen, um Unternehmen bei der Organisation ihrer Rückkehr ins Büro zu unterstützen. Das System bietet Funktionen und Funktionen, die auf die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingehen und die während der Pandemie auferlegten Gesundheitsstandards einhalten.

Hier finden Sie Möglichkeiten, die Organisation von Geschäftstreffen mithilfe der Buchungssoftware für Konferenzräume zu verbessern

Effiziente Planung von Besprechungsräumen

Der übliche Buchungsprozess mit Stift und Papier zur Einrichtung eines Unternehmenstreffens kann einige Zeit in Anspruch nehmen und zu Schreibfehlern führen. Mithilfe der Planungssoftware wird die Nutzung von Besprechungsräumen zwischen den Teams organisiert. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Software ermöglicht es dem Konferenzraummanager, schnell und bequem zu buchen.

Außerdem optimiert dieses System die Effizienz am Arbeitsplatz, um Doppelbuchungen für Besprechungen zu vermeiden. Es hilft, Konflikte zwischen Managern und Mitarbeitern bei der Buchung von Besprechungsräumen zu reduzieren. Dies hilft, mögliche interne Konflikte zu vermeiden oder einen falschen Eindruck bei Außenstehenden zu hinterlassen, die an dem Treffen teilnehmen.

Anzeige des Konferenzraumes in Echtzeit

Abgesehen von der Lösung von Planungsproblemen werden auch doppelte Reservierungen und Besprechungen bei Nichterscheinen behoben. Es aktualisiert ständig den Schreibtisch und die Verfügbarkeit der Zimmer.

Es zeigt laufende oder bevorstehende Konferenzen und verfügbare Konferenzräume an und stellt sicher, dass die Mitarbeiter und Manager festlegen, welche Büroräume für bestimmte Termine gebucht werden können.

Die Software zeigt die Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit über die Raumplananzeige an. Es dient als Statusboard, das die anderen Teammitglieder über die Besprechungsdetails der aktuellen Abteilung oder des Teams informiert, die den Raum nutzen.

Wenn es ein laufendes Meeting gibt, müssen Mitarbeiter, die andere Geschäfte mit einigen Personen innerhalb der Sitzung haben, nicht unterbrechen. Stattdessen zeigt die Anzeigetafel den Reservierungszeitraum für den Besprechungsraum an. Andere Teams werden wissen, wann das Meeting zu der in der Buchung angegebenen Zeit endet.

Besprechungen über den Zugriff auf mehrere Geräte planen

Das herkömmliche Buchungssystem umfasst Telefonanrufe, Folge-E-Mails oder SMS an den Konferenzraummanager, was normalerweise Anruf- oder Textgebühren kostet. Mit der Buchungssoftware für Konferenzräume benötigen Benutzer jedoch das Internet und ihre intelligenten Geräte, um einen Besprechungsraum zu reservieren.

Mitarbeiter können die Buchungssoftware auf ihrem Computer, Smartphone, Unternehmenshardware und anderen mobilen Geräten installieren. Es funktioniert über das Internet, sodass die Meeting-Moderatoren mit nur wenigen Klicks einen Konferenzraum buchen können.

Planen Sie Besprechungen über Outlook oder Active Directory

Teams können Besprechungen über die in Outlook oder Active Directory integrierte Buchungssoftware in vorhandenen Unternehmensnetzwerken planen. Es ist auch möglich, mit webbasierten Softwareanwendungen zu buchen, um die Arbeit weiter zu vereinfachen.

Das System verbreitet automatisch Meeting-Informationen per E-Mail und SMS-Benachrichtigungen an registrierte Gäste und Besprechungsteilnehmer.

Darüber hinaus kann der Konferenzraummanager das Meeting mit dem Kalender aller Personen synchronisieren und Erinnerungen an die geplante Konferenz senden. Darüber hinaus ermöglicht das Buchungssystem dem Administrator, eine persönliche Notiz zu schreiben, in der das nächste Team über die erforderlichen Details bei der Reservierung des Konferenzraums informiert wird.

Die Verwendung von Konferenzbuchungssoftware für Besprechungen ist die sicherste Lösung in der heutigen Zeit nach der Pandemie. Die intelligente Buchungssoftware dient als Tool zur nahtlosen Organisation von Geschäftstreffen.

So vermeiden Sie Teamstreitigkeiten über Meetingraum-Reservierungen

Der Besprechungsraum im Büro ist nach wie vor der begehrteste Raum des Unternehmens. Teamleiter oder Abteilungsleiter buchen den Besprechungsraum für ihre Teambesprechungen.

In der Regel kommt es zu Streitigkeiten darüber, wer zuerst gebucht hat oder welches Team die dringenderen und dringenderen Angelegenheiten zu besprechen hat, die den Besprechungsraum nutzen müssen. Gebäude- oder Facility Manager spielen bei Streitigkeiten die Rolle des Schiedsrichters.

Dies ist nicht der Fall, wenn das Unternehmen eine Raumbuchungssoftware integriert, da es die folgenden Vorteile bieten kann.

Es reduziert Streitigkeiten zwischen Teams, die denselben Besprechungsraum buchen.

Doppelte Reservierungen sind die typische Ursache für Streitigkeiten zwischen Teams oder Abteilungen. Mitarbeiter und Manager, die denselben Konferenzraum im gleichen Zeitraum buchen, können beim herkömmlichen Buchungsprozess unvermeidlich sein.

Die Nutzung der Zimmerreservierungsdienste reduziert somit Buchungskonflikte, da das System die freie Stelle der Zimmer automatisch aktualisiert und informiert, wann sie verfügbar sind.

Darüber hinaus kann es klare und präzise Informationen über den Besprechungsraum geben, von der Anzahl der maximalen Insassen bis zur Ausrüstung im Raum.

Es erleichtert Änderungen der Reservierung in letzter Minute.

Einige Teammitglieder müssen möglicherweise Reservierungen ändern oder anpassen. Mit der Buchungssoftware für Besprechungsräume können die Teammitglieder ihre Buchung jederzeit und zu ihrer passenden Zeit ändern.

Diese Funktion ist für Teammitglieder von Vorteil, die unterwegs sind und vor Ort arbeiten und einen Arbeitsbereich buchen müssen, wenn sie im Büro Bericht erstatten. 

Es kann die Teilnahme an Besprechungen und die Produktivität verbessern.

Die Raumbuchungssoftware hilft dabei, die Teilnahme des Mitarbeiters an Besprechungen zu verbessern. Dies liegt an der Fähigkeit der Software, die Teilnahme zu zählen und fehlende Arbeitgeber digital in Echtzeit zu verfolgen.

Außerdem hilft die Software dabei, eine kollaborative Umgebung für die Mitarbeiter zu fördern. Es hat mit der Fähigkeit des Teammitglieds zu tun, seine Besprechungen problemlos zu buchen. Dafür steigt die Produktivität im Büro.

Tipps zur Integration des Raumbuchungssystems in Ihr Unternehmen

Bestimmen Sie zunächst den von Ihnen ausgewählten Anbieter von Raumbuchungssoftware, der die Anforderungen Ihres Unternehmens bei der Verwaltung von Büroräumen und der Verwaltung von Besprechungsräumen unterstützt

Als Nächstes integrieren Sie die Buchungssoftware in das bestehende Unternehmensnetzwerk. Wählen Sie einen Softwareanbieter, der ein hervorragendes technisches Support-Team anbieten kann. Der Anbieter legt ein Datum und eine Uhrzeit für die Installation fest und schult die Unternehmensmitglieder zur Verwendung der Anwendung.

Dann Implementierung und Normalisierung der Konferenzbuchungssoftware im Unternehmen. Neben der Verwaltung der Bürobesprechung und der Nutzung der Konferenzräume werden Büroräume und Ressourcen überwacht. Darüber hinaus können sich wiederholende Geschäftsaktivitäten wie das Reservieren und Einrichten von Konferenzen vereinfacht werden.

Abschließend die gesammelten umfassenden Daten und Analysen effektiv im Office Meeting Management anwenden. Das System speichert alle Daten zu Reservierungen, Stornierungen, Änderungen und Nichterscheinen im System.

Es kann einen umfassenden Bericht über die Raumnutzung erstellen, einschließlich Ressourcenverbrauch und Gerätenutzung. Diese Daten sind für Manager hilfreich, wenn sie fundierte Entscheidungen zur Verbesserung ihres Bürolayouts treffen. Auf diese Weise können Arbeitgeber oder Facility Manager die Daten anwenden, um einen Besprechungsraum neu anzuordnen, zu renovieren, zu verkleinern oder einige Geräte aufzurüsten.

Daher sind Unternehmen, die Buchungssoftware für Konferenzräume in ihren Systemen einsetzen, der Konkurrenz voraus. Das System bietet dem Mitglied seiner Organisation, einschließlich Besuchern und Gästen, Komfort. Es hilft Teammitgliedern und Führungskräften, bei ihrer Arbeit ihr Bestes zu geben und die Zusammenarbeit im Team zu vereinfachen.