Incríveis maneiras que os planejadores de eventos podem usar um aplicativo de hotelaria para organizar eventos corporativos

As empresas não se concentram apenas em obter receita dos produtos e serviços. Para alcançar parceiros, eles precisam fazer networking, hospedando eventos corporativos. Esses eventos tendem a ser muito grandes e exigem um esforço significativo para serem organizados.

Para fazer isso, eles precisam das ferramentas certas, e o software de programação de salas é surpreendentemente eficiente para isso. Embora gerenciar convidados e participantes possa ser um desafio, oferecer uma experiência positiva está bem ao seu alcance.

Quais são os tipos de eventos corporativos?

Para muitas empresas, especialmente startups, eventos corporativos são uma oportunidade de fazer networking e mostrar produtos e serviços. No entanto, a pandemia fez com que esses eventos fossem adiados ou cancelados.

Recentemente, à medida que mais empresas estão reabrindo, mais pessoas estão saindo e fazendo as coisas que costumavam fazer antes da pandemia. Essa transição também permite que os organizadores conduzam eventos ao vivo.

Estes são alguns exemplos que você pode encontrar em algum momento:

Exposições de marketing empresarial

As exposições de marketing empresarial, popularmente conhecidas como feiras comerciais, permitem que empresas e organizações exponham seus produtos e serviços. Eles acontecem em grandes áreas, geralmente centros de convenções, e tendem a ser exclusivos para membros da indústria.

As feiras de negócios são importantes porque permitem que empresas menos conhecidas cheguem aos meios de comunicação. Após o lançamento de novos produtos e serviços, sites de notícias e blogs podem promovê-los facilmente.

Seminários e workshops

Com seminários e workshops, as pessoas passam por diferentes salas para ouvir os principais palestrantes e participar das atividades. Essas palestras e atividades são oferecidas a convidados e participantes que desejam aprimorar um conjunto específico de habilidades.

Conferências de Liderança

As conferências de liderança envolvem vários palestrantes convidados e uma ampla gama de públicos. Muitas empresas enviam seus gerentes, supervisores e líderes de equipe para participar de conferências de liderança para aprimorar suas habilidades em gestão de pessoas. A sala de conferências pode às vezes parecer com uma sala de cinema. Os palestrantes convidados apresentarão seu tópico no palco com recursos visuais de áudio e vídeo.

Além da função do software de reservar salas e espaços, um aplicativo de hotelaria pode agilizar alguns dos eventos para organizadores e funcionários. Com os recursos personalizados certos em seu arsenal, você pode monitorar o tráfego de pedestres e fornecer orientações gerais. Depois de carregar um mapa 3D, os gerentes e organizadores das instalações podem designar os espaços reservados para os participantes e convidados.

Como um aplicativo de hotelaria pode simplificar o gerenciamento de eventos para organizadores e participantes

As organizações precisam priorizar os protocolos de visitantes para participantes e organizadores. Significa proporcionar uma experiência positiva antes, durante e depois do evento. O primeiro passo para essa experiência é um bom agendamento e alocação de espaço.

Um software de espaço de escritório ajuda a minimizar reservas e agendamentos confusos para garantir eventos e atividades sem problemas. Aqui estão algumas maneiras que um sistema de hotelaria pode fazer isso:

Manter um registro de participantes

A manutenção de registros é o objetivo fundamental de um sistema de gerenciamento de visitantes. Ele automatiza o processo de check-in, especialmente para grandes eventos com grande número de participantes. Os locais de eventos podem rastrear os participantes locais e visitantes de outras cidades.

No entanto, não se trata apenas de automatizar o processo de reserva e login. O sistema confirma as reservas do participante, mantendo registros de todas as não comparências e ingressos de eventos reservados confirmados.

No caso de workshops e eventos, os organizadores também precisam manter cadastros. Graças à sua confiabilidade, porque o registro em papel e caneta leva muito tempo, o registro digital é o caminho a percorrer.

Gerenciando o tráfego de pedestres dentro das instalações do evento

Os visitantes de primeira viagem precisam de instruções simples de direção. Eventos em grandes áreas podem ficar lotados, demorando para navegar sem instruções.

Gerenciar o tráfego de pedestres também garante um número limitado de pessoas em uma determinada área. Por causa das diretrizes de distanciamento social, os organizadores precisam de um software de hotelaria para escritórios para fornecer uma distância razoável entre os participantes.

Outra coisa a lembrar é garantir a disponibilidade de salas. Assim que os convidados chegarem a essa sala, ela deverá estar disponível e pronta para o evento. O software de hotelaria prevê que essas salas sejam reservadas para esses eventos específicos.

Melhorando a experiência dos convidados

Os sistemas de hotelaria automatizam e agilizam os diferentes processos em eventos, do catering ao agendamento. Tudo isso resulta em uma experiência aprimorada para participantes e organizadores.

Quando os convidados têm uma experiência positiva em um evento, é mais provável que se lembrem e falem sobre ele. Isso significa que eles estão inclinados a esperar por isso novamente.

Além disso, os organizadores são mais propensos a receber ofertas para diferentes parcerias e clientes em potencial. Tudo isso resulta em melhores conexões no longo prazo.

3 Recursos do aplicativo Hotelaria para garantir um gerenciamento de eventos tranquilo

Os gerentes usam aplicativos de agendamento de sala para alocar espaços de trabalho e salas de reuniões e agendamentos específicos para quando reservá-los. Este último permite-lhes criar um período em que a equipe de manutenção pode proceder à limpeza das referidas salas para a próxima reunião.

Com alguns ajustes, os organizadores do evento podem usá-los para fornecer uma experiência tranquila para os participantes. Em alguns casos, as semelhanças permitem que eles usem o software sem nenhuma alteração, exceto para a planta.

Além disso, outros recursos que podem ajudar a gerenciar eventos de forma mais eficaz:

• Integração de aplicativos

A integração de aplicativos para software de hotelaria é necessária para muitos escritórios para minimizar o número de aplicativos usados. A integração do aplicativo adiciona mais conveniência para os organizadores do evento, uma vez que eles não precisam controlar muitas ferramentas.

Além disso, as atividades agendadas feitas de aplicativos integrados como Outlook, Active Directory, Zapier e Okta também podem refletir automaticamente no sistema de hotelaria.

• Proteção de reunião abandonada

Reservas duplas e não comparecimentos podem atrasar qualquer evento, especialmente com conferências, workshops e seminários. Um aplicativo de hotelaria com proteção de reunião abandonada pode liberar espaços se ninguém tiver feito check-in por um determinado período.

Ao limpar as salas automaticamente, os organizadores podem reprogramar certas atividades ou movê-las para salas vazias mais rapidamente. Também pode funcionar bem em feiras, onde os participantes que precisam de estandes têm dificuldade em encontrar suas vagas alocadas.

• Reserva de equipamento

Além de reservar espaços e salas, os organizadores do evento também podem querer reservar equipamentos por vários motivos. Isso pode ser usado para exibi-lo a parceiros ou clientes em potencial ou para usá-lo durante a realização do evento.

O Resultado

Um software hot desk é uma ferramenta excelente no arsenal de qualquer empresa, mas também é essencial para organizadores de eventos. Dessa forma, muitos fatores devem ser considerados no planejamento de eventos corporativos, como o trânsito de pedestres e a segurança.

Hospedar eventos significativos em espaços físicos requer as ferramentas certas. E encontrar os assistentes adequados não é tão difícil, e eles também podem ser surpreendentemente flexíveis. O software adequado pode reduzir o aborrecimento na organização de eventos e muito mais.