Incredibili modi in cui gli organizzatori di eventi possono utilizzare un'app di settore alberghiero per organizzare eventi aziendali

Le aziende non si concentrano solo sul guadagno da prodotti e servizi. Per raggiungere i partner, devono fare rete ospitando eventi aziendali. Questi eventi tendono ad essere molto grandi e richiedono uno sforzo significativo per essere organizzati.

Per farlo, hanno bisogno degli strumenti giusti e il software di pianificazione delle sale è sorprendentemente efficiente. Sebbene la gestione di ospiti e partecipanti possa essere una sfida, offrire un’esperienza positiva è alla tua capacità.

Quali sono i tipi di eventi aziendali?

Per molte aziende, in particolare le startup, gli eventi aziendali sono un’opportunità per fare rete e mostrare prodotti e servizi. Tuttavia, la pandemia ha causato il rinvio o la cancellazione di questi eventi.

Di recente, con la riapertura di più aziende, più persone escono e fanno le cose che facevano prima della pandemia. Questa transizione consente anche agli organizzatori di condurre eventi dal vivo.

Questi sono alcuni esempi che potresti incontrare ad un certo punto:

Mostre di marketing aziendale

Le mostre di marketing aziendale, popolarmente note come fiere, consentono alle aziende e alle organizzazioni di mostrare i propri prodotti e servizi. Si svolgono su vaste aree, normalmente centri congressi, e tendono ad essere un’esclusiva dei membri del settore.

Le fiere sono importanti perché consentono alle aziende meno note di raggiungere i media. Dopo il lancio di nuovi prodotti e servizi, i siti di notizie e i blog possono promuovere facilmente.

Seminari e workshop

Con seminari e workshop, le persone attraversano diverse stanze per ascoltare i relatori principali e partecipare alle attività. Questi discorsi e attività sono offerti agli ospiti e ai partecipanti che desiderano affinare un assortimento di abilità specifico.

Conferenze sulla leadership

Le conferenze sulla leadership coinvolgono più relatori ospiti e un’ampia gamma di destinatari. Molte aziende inviano i loro manager, supervisori e team leader a partecipare a conferenze sulla leadership per affinare le proprie capacità di gestione del personale. La sala conferenze a volte può sembrare un cinema. I relatori ospiti presenteranno il loro argomento sul palco con audio e video visivi.

Oltre alla funzione del software di prenotazione di sale e spazi, un’applicazione di ospitalità può semplificare alcuni eventi per organizzatori e dipendenti. Con le giuste funzionalità personalizzate nel tuo arsenale, puoi monitorare il traffico pedonale e fornire indicazioni generali. Dopo aver caricato una mappa 3D, manager e gli organizzatori possono designare segnaposto e invitati.

come un’app di settore alberghiero può semplificare la gestione degli eventi per organizzatori e partecipanti

Le organizzazioni devono dare la priorità ai protocolli dei visitatori per i partecipanti e gli organizzatori. Significa fornire un’esperienza positiva prima, durante e dopo l’evento. Il primo passo per questa esperienza è una buona programmazione e allocazione dello spazio.

Un software per lo spazio dell’ufficio aiuta a ridurre al minimo le prenotazioni e la pianificazione disordinate per garantire eventi e attività senza ostacolo. Ecco alcuni modi in cui un sistema di settore alberghiero può farlo:

Tieni un registro dei partecipanti

La manutenzione dei registri è l’obiettivo fondamentale di un sistema di gestione dei visitatori. Automatizza il processo di check-in, soprattutto per grandi eventi con un gran numero di partecipanti. Le sedi degli eventi possono tenere traccia dei partecipanti locali e dei visitatori di altre città.

Tuttavia, non si tratta solo di automatizzare il processo di prenotazione e accesso. Il sistema conferma le prenotazioni dei partecipanti, tenendo traccia di tutte le mancate presentazioni e dei biglietti per eventi riservati confermati.

Nel caso di workshop ed eventi, anche gli organizzatori devono tenere dei registri. Grazie alla sua affidabilità infatti la registrazione su carta e penna richiede molto tempo, la registrazione digitale è la strada da percorrere.

Gestione del traffico pedonale all’interno delle sedi degli eventi

I visitatori per la prima volta hanno bisogno di indicazioni di direzione semplici. Gli eventi in grandi aree possono diventare affollati, richiedendo tempo per navigare senza istruzioni.

La gestione del traffico pedonale garantisce anche un numero limitato di persone in una determinata area. A causa delle linee guida sul distanziamento sociale, gli organizzatori hanno bisogno di un software  di settore alberghiero in ufficio per fornire una distanza ragionevole tra i partecipanti.

Un’altra cosa da ricordare è garantire la disponibilità delle sale. Una volta che gli ospiti arrivano in questa stanza, dovrebbe essere disponibile e pronta per l’evento. Il software prevede che queste stanze saranno riservate per questi eventi specifici.

Migliorare l’esperienza degli ospiti

I sistemi alberghieri automatizzano e ottimizzano i diversi processi degli eventi, dal catering alla programmazione. Tutto ciò si traduce in una migliore esperienza per partecipanti e organizzatori.

Quando gli ospiti hanno un’esperienza positiva a un evento, è più probabile che lo ricordino e ne parlino. Ciò significa che sono inclini ad aspettarlo di nuovo.

Inoltre, è più probabile che gli organizzatori ricevano offerte per diverse partnership e potenziali clienti. Tutto ciò si traduce in migliori connessioni a lungo termine.

3 Risorse dell’app alberghiero per garantire una gestione regolare degli eventi

I gestori utilizzano le app di pianificazione delle sale per allocare spazi di lavoro e sale riunioni e orari specifici per quando prenotarli. Quest’ultimo consente loro di creare un periodo in cui il team di manutenzione può pulire queste stanze per la prossima riunione.

Con alcune modifiche, gli organizzatori di eventi possono usarli per offrire un’esperienza perfetta ai partecipanti. In alcuni casi, le somiglianze consentono loro di utilizzare il software senza alcuna modifica se non per l’impianto.

Inoltre, altre risorse che possono aiutarti a gestire gli eventi in modo più efficace:

• integrazione dell’applicazione

L’integrazione delle applicazioni per il software di settore alberghiero è necessaria per molti uffici per ridurre al minimo il numero di applicazioni utilizzate. L’integrazione delle app aggiunge maggiore praticità agli organizzatori di eventi poiché non hanno bisogno di controllare molti strumenti.

Inoltre, le attività programmate realizzate da applicazioni integrate come Outlook, Active Directory, Zapier e Okta possono anche essere riflesse automaticamente nel sistema.

• Protezione di riunione abbandonata

Le doppie prenotazioni e le mancate presentazioni possono ritardare qualsiasi evento, in particolare con conferenze, workshop e seminari. Un’app alberghiero con protezione delle riunioni abbandonate può liberare spazi se nessuno ha effettuato il check-in per un certo periodo di tempo.

Grazie alla pulizia automatica delle stanze, gli organizzatori possono riprogrammare determinate attività o spostarle in stanze vuote più rapidamente. Può anche funzionare bene nelle fiere, dove i partecipanti che hanno bisogno di stand hanno difficoltà a trovare gli spazi assegnati.

• Prenotazione di attrezzatura

Oltre a prenotare spazi e sale, gli organizzatori di eventi potrebbero anche voler prenotare l’attrezzatura per una serie di motivi. Questo può essere utilizzato per mostrarlo a partner o potenziali clienti o per usarlo durante l’evento.

Il risultato

Il software Hot Desk è uno strumento eccellente nell’arsenale di qualsiasi azienda, ma è anche essenziale per gli organizzatori di eventi. Pertanto, molti fattori devono essere considerati quando si pianificano eventi aziendali, come il traffico pedonale e la sicurezza.

Ospitare eventi significativi in ​​spazi fisici richiede gli strumenti giusti. E trovare gli assistenti giusti non è poi così difficile e possono anche essere sorprendentemente flessibili. Il software giusto può ridurre il fastidio di organizzare eventi e molto altro.

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